I korthet
Kund: Region Kronoberg
Projektnamn: Connect Prehospital Care II – MobiMed-Cosmic
Befolkning: 200,000
Fordon: 17 dagtid
Ambulanspersonal: ca 150
Patienter: 25 000 per år
Sammanfattning
Region Kronoberg har framgångsrikt genomfört en integration av sitt regionövergripande digitala journalsystem, Cambio Cosmic, med Ortivus MobiMed ePR, det system som ambulanssjukvården använder för elektronisk dokumentation. Denna integration gjorde det möjligt för ambulanspersonalen att dokumentera och uppdatera patientdata i realtid, vilket underlättade överföring av information och förbättrade både vårdkontinuiteten och patientsäkerheten genom att minska manuella processer.
Utmaning
Kronobergs län, som ligger i södra Sverige, stod inför många av de utmaningar som vårdgivare världen över kämpar med: en växande belastning av kroniska sjukdomar, fler ambulansutryckningar, begränsade resurser och ett ökande tryck över att förbättra vårdkedjan.
Länet, med sina 17 ambulanser och en befolkning på 200 000 invånare samt cirka 25 000 utryckningar årligen, såg en möjlighet att förbättra och säkra övergången från ambulans till sjukhus, för såväl patienter som vårdpersonal.
Även om ambulanssjuksköterskorna redan kunde dokumentera patientfall elektroniskt i ambulansen via Ortivus MobiMed ePR, en lösning för elektronisk patientjournal, fanns det inget enkelt sätt att snabbt överföra viktig patientinformation, såsom vitalparametrar till akutmottagningen.
Eftersom sjukhusens journalsystem var fristående från ambulansens ePR-system, tvingades ambulanspersonalen skriva ut sina journaler och överlämna dem fysiskt till personalen på akutmottagningen vid ankomst. Detta resulterade i vårdförseningar, förlorad kritisk information, ökad risk för fel, mer administration och mindre tid för patientomhändertagande.
För att överbrygga gapet mellan den prehospitala och den sjukhusbaserade vården samt optimera arbetsflöden, minska fördröjningar och förbättra vårdresultaten, påbörjade Kronoberg ett nyskapande arbete med att synkronisera sina två journalsystem, Ortivus MobiMed ePR för ambulanssjukvården och Cambio Cosmic, som numera används i alla regionens kommuner på sjukhus och inom primärvården.
Integrationen mellan Cambio Cosmic och Ortivus MobiMed ePR delades in i två etapper. Första etappen startade 2016 och resultatet ledde till stora förändringar i det dagliga arbetet. Så fort en signering gjordes i MobiMed överfördes en slutanteckning automatiskt till Cambio Cosmic med fördefinierade fält. Även en PDF med samtlig information från MobiMed-systemet skapades och fördes in i slutanteckningens sidfot. Systemet, som togs i bruk 2017, fick namnet Connect Prehospital Care.
Kort efter att etapp 1 driftsattes påbörjades en förstudie för etapp 2. Ortivus, Cambio och Region Kronoberg utvecklade tillsammans en förbättrad lösning där patientinformation från ambulansen visas i realtid hos mottagande vårdenhet. Det möjliggör tidig dokumentation redan innan patientens ankomst. Syftet var att höja vårdkvaliteten, öka patientsäkerheten, minska det administrativa arbetet och förbättra arbetsflödet för både ambulanspersonal och sjukhusets akutvårdsteam. Genom snabb och tillförlitlig tillgång till information ges vårdpersonalen bättre förutsättningar att förbereda sig och agera direkt vid patientens ankomst.
De största utmaningarna vid genomförandet av projektet var:
- Att säkerställa realtidssynkronisering mellan två komplexa system utan att kompromissa med dataintegriteten.
- Att hantera skillnader i systemarkitektur och dataformat mellan Ortivus MobiMed och Cambio Cosmic.
- Att uppfylla de strikta integritets- och säkerhetskrav som reglerar medicinsk data i Sverige.
- Att se till att ambulansverksamheten och sjukhusens arbetsflöden kunde fortsätta utan avbrott under integrationsprocessen.
- Att få med sig och utbilda både ambulanspersonal och sjukhuspersonal så att de effektivt kunde använda det integrerade systemet.
Lösning
Grunden i lösningen, som utvecklades och implementerades i nära samarbete mellan Region Kronoberg, Cambio och Ortivus, var skapandet av säkra och skalbara API:er som möjliggjorde en smidig och effektiv kommunikation mellan Ortivus MobiMed och Cambio Cosmic.
Genom dessa API:er kunde data utbytas i realtid, vilket gjorde det möjligt för ambulanssjukvården att överföra patientinformation från den prehospitala miljön till sjukhuset. Samtidigt fick vårdpersonalen begränsad tillgång till relevant patienthistorik lagrad i Cosmic.
För att möjliggöra detta användes standardiserade dataformat såsom HL7 (Health Level Seven) och FHIR (Fast Healthcare Interoperability Resources). Dessa internationella standarder för interoperabilitet säkerställde att systemen kunde utbyta information på ett effektivt och tillförlitligt sätt, trots skillnader i både uppbyggnad och syfte.
Datastandardisering
Ett stort fokus låg på att säkerställa att patientdata som överfördes mellan de två systemen förblev korrekt och säker. Detta innebar att man kartlade datafält mellan MobiMed och Cosmic och såg till att all viktig information, såsom vitalparametrar, utförda behandlingar, medicinering och observationer, fångades upp och översattes utan förlust eller misstolkning.
Utöver detta implementerades åtgärder för att validera och säkra data under överföring, i syfte att uppfylla hälso- och sjukvårdsregler samt skydda patienternas integritet.
Omfattande tester banade väg för en trygg lansering
För att minimera risker och säkerställa en smidig övergång inleddes förarbetet med omfattande tester, vilket gjorde det möjligt att lansera lösningen i full skala direkt. Trots den grundliga förberedelsen visade det sig att vissa justeringar behövde göras under resans gång, i takt med att systemet togs i bruk i verklig driftmiljö. När detta initiala genomförande visade goda resultat, breddades användningen till att omfatta samtliga ambulansenheter och relevanta sjukhusavdelningar i Region Kronoberg.
Detta förarbete gjorde det möjligt att hantera eventuella utmaningar tidigt i processen, utan att störa den pågående vården.
Utbildning och support
För att säkerställa en lyckad integration insåg man tidigt vikten av användarnas engagemang, vilket ledde till att utbildning av ambulans- och sjukhuspersonal prioriterades. Utbildningsinsatserna anpassades efter respektive grupps behov och fokuserade på:
- Hur de integrerade systemen används effektivt i akuta situationer.
- Förståelse för vilken typ av data som delas och dess betydelse för patientvården.
- Felsökning av vanliga problem och hur man får teknisk support vid behov.
Löpande support tillhandahölls även för att hantera utmaningar som uppstod, och strukturerade återkopplingsprocesser infördes för att identifiera möjligheter till ytterligare optimering.
Regelefterlevnad och säkerhet
En central del av lösningen var att säkerställa efterlevnad av Sveriges regelverk för hälsodata, inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Detta uppnåddes genom:
- Kryptering av data under överföring för att förhindra obehörig åtkomst.
- Säkra autentiseringsprotokoll för åtkomst till patientjournaler.
- Loggning och spårbarhet av dataöverföringar för att säkerställa ansvarstagande.
Efter en fyra månader lång förstudie tog utvecklings- och implementeringsfasen tolv månader.
Framgångsfaktorer
Tätt samarbete: Det nära samarbetet mellan Region Kronoberg, Cambio och Ortivus lade grunden för samsyn kring mål, god kommunikation och effektiv problemlösning.
Användarfokus: Tidig dialog med ambulans- och sjukhuspersonal bidrog till att forma en lösning som inte bara svarade mot verkliga behov, utan också involverade personalen i processen och tydliggjorde deras roll.
Systemtest i kontrollerad miljö: Ett genomarbetat förarbete minimerade risker, undvek avbrott och möjliggjorde lansering i full skala direkt.
Resultat
Integrationen förbättrade avsevärt kvaliteten i hela vårdkedjan i Region Kronoberg, där delning av vitala patientdata säkerställde att viktig information alltid är tillgänglig i realtid för behörig vårdpersonal.
Det innebär också att patienter nu för första gången kan ta del av sina ambulansjournaler via Sveriges samlingsplats för information och tjänster inom hälsa och vård (1177), vilket gör vården mer transparent och ansvarstagande.
Andra förbättringar inkluderade:
- Tidsbesparingar: Minskad manuell datainmatning och administration för ambulans-och sjukhuspersonal, vilket möjliggör snabbare och säkrare beslutsfattande samt frigör mer tid för patientvård.
- Noggrannhet: Färre fel genom automatiserad dataöverföring och säkerställande av att vårdpersonal har tillgång till korrekt och fullständig information.
- Efterlevnad av regelverk: Integrationen uppfyllde alla krav på integritet och säkerhet vid hantering av känsliga patientuppgifter.
- Tydlig överlämning mellan ambulans och akuttmottagning.
Prisbelönt initiativ
Region Kronobergs integration mellan Ortivus MobiMed och Cambio Cosmic belönades med det Svenska Prehospitala Priset med följande motivering:
“Ambulanssjukvården i Region Kronoberg har, genom ett gediget arbete och i nära samverkan med journalsystemleverantörer, olika vårdgivare och NPÖ (Nationell Patientöversikt), skapat ett gott exempel på ‘En patient – En journal’ och förverkligat detta med god funktionalitet. Arbetet utgör en milstolpe i patientsäkerhetsarbetet och kontinuiteten i vårdkedjan, och föranleder både fortsatt utveckling och uppföljning.”
Flera regioner följer efter
Efter Region Kronoberg har tre andra regioner: Västmanland, Örebro och Norrbotten implementerat samma integration med Cosmic. Region Uppsala och Region Jämtland Härjedalen kommer att påbörja sina integrationer under 2025.
Nästa steg för Region Kronoberg
Nästa fas i utvecklingen för Region Kronoberg är att möjliggöra tvåvägskommunikation. Detta innebär att ambulanspersonal, ute på fältet, kommer att kunna hämta patientuppgifter direkt från Cosmic via MobiMed ePR. Snart kommer ambulanssjukvården i Kronoberg att få realtidsåtkomst till tidigare sjukdomstillstånd, allergier och medicinering, allt tillgängligt med ett enkelt knapptryck.
Lärdomar
Prioritera interoperabilitet från början
Att hantera skillnader i datastandarder och arbetsflöden tidigt är avgörande för att säkerställa en smidig integration.
Användarutbildning är nyckeln
Omfattande utbildning för personalen förbättrar inlärningen och säkerställer korrekt användning av nya system.
Iterativ testning leder till bättre resultat
Genom att genomföra omfattande tester under verkliga förhållanden kan potentiella problem identifieras, som annars kanske inte skulle uppmärksammas i kontrollerade miljöer.
Säkerställ driftskontinuitet
Integrationsprojekt i kritiska områden som ambulanssjukvård måste säkerställa att driften förblir oavbruten genom hela processen.
