Rätt att deltaga på stämman
Aktieägare som önskar delta på årsstämman skall:
– dels vara införd som ägare i den utskrift av aktieboken som Euroclear Sweden AB gör per torsdagen den 26 april 2012, och
– dels ha anmält sig hos bolaget under adress Ortivus AB, Box 713, 182 17 Danderyd, per telefon 08-446 45 00 till Lars-Erik Görjevik eller per e-post till info@ortivus.comsenast onsdagen den 2 maj 2012 kl. 1600. Vid anmälan bör namn, person- eller organisationsnummer, registrerat aktieinnehav, eventuellt ombud eller biträden (högst två) samt kontaktuppgifter uppges.
Ombud
Ombud för aktieägare skall medtaga fullmakt i original till årsstämman. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på bolagets hemsida www.ortivus.comsamt hos bolaget. Företrädare för juridisk person skall medtaga behörighetshandlingar såsom registreringsbevis, fullmakt m.m.
Förvaltarregistrerade aktier
Aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier måste tillfälligt inregistrera aktierna i eget namn för att ha rätt att delta på årsstämman. Aktieägare som önskar sådan registrering måste underrätta förvaltaren härom i god tid före torsdagen den 26 april 2012 för att kunna beaktas i den utskrift som Euroclear Sweden AB gör per denna dag.
Förslag till dagordning
1. Stämmans öppnande
2. Val av ordförande på stämman
3. Upprättande och godkännande av röstlängd
4. Godkännande av styrelsens förslag till dagordning
5. Val av justerare
6. Prövning om stämman har blivit behörigen sammankallad
7. a) VD:s anförande
b) Ordförandens redogörelse för styrelsens arbete
c) Redogörelse av bolagets revisor
d) Framläggande av årsredovisning med revisionsberättelse samt koncernredovisning.
8. Beslut om
a) fastställande av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen,
b) dispositioner beträffande bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen, samt
c) ansvarsfrihet åt styrelseledamöterna och verkställande direktören
9. Valberedningens redogörelse för sitt arbete samt valberedningens motiverade yttrande
10. Bestämmande av antalet styrelseledamöter och styrelsesuppleanter samt antalet revisorer och revisorssuppleanter
11. Fastställande av arvoden åt styrelsen och revisorn
12. Val av styrelseledamöter och styrelsens ordförande
13. Val av revisor/er
14. Beslut om principer för utseende av valberedning inför nästa årsstämma
15. Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare
16. Övriga ärenden
17. Stämmans avslutande
Styrelsens förslag
Punkt 8 b); Utdelning
Styrelsen föreslår att någon utdelning avseende verksamhetsåret 2011 inte lämnas.
Punkt 15; Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare
Styrelsen föreslår att i princip motsvarande riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare som godkändes vid årsstämman 2011 skall godkännas av årsstämman 2012 för tiden intill slutet av årsstämman 2013. En förändring är dock att den rörliga ersättningen som ska kunna utgå är maximerad till 100 % av den fasta lön som utbetalats till berörd befattningshavare under den tidsperiod som den rörliga ersättningen omfattar. Styrelsens förslag till riktlinjer finns tillgängligt hos bolaget (adress ovan) och på bolagets hemsida (www.ortivus.com).
Valberedningens förslag
Bolagets valberedning inför årsstämman 2012 har bestått av Ragnhild Wiborg, Peter Edwall, Jonas Fredriksson (ordförande) och Crister Stjernfelt. Valberedningens fullständiga förslag samt redogörelse för sitt arbete och motiverande yttrande avseende sitt förslag till styrelse finns tillgängliga hos bolaget (adress ovan) och på bolagets hemsida (www.ortivus.com). Valberedningen föreslår följande beträffande punkten 2 och punkterna 10-14.
Punkt 2; Val av ordförande vid stämman
Föreslås att advokat Sven Rasmusson utses till ordförande vid stämman.
Punkt 10; Bestämmande av antalet styrelseledamöter och suppleanter samt antalet revisorer och revisorssuppleanter
Antalet styrelseledamöter för tiden intill kommande årsstämma föreslås vara 4 ordinarie ledamöter (f.å. 5) och inga suppleanter (f.å. 0). Antalet revisorer föreslås vara ett revisionsbolag med en huvudansvarig revisor.
Punkt 11; Fastställande av arvoden till styrelsen och revisorn
Arvode till styrelsen föreslås utgå med sammanlagt 880.000 kronor (f.å. 1.040.000 kronor) att fördelas med 400.000 kronor till ordföranden (f.å. 400.000 kronor) och med 160.000 kronor (f.å. 160.000 kronor) till varje övrig styrelseledamot som inte är anställd i bolaget. Det föreslås att inget särskilt arvode skall utgå för utskottsarbete. Arvode till revisorerna föreslås utgå enligt skälig och av bolaget godkänd räkning.
Under förutsättning att det är kostnadsneutralt för bolaget skall styrelseledamot ha rätt att fakturera sitt arvode och ett belopp som motsvarar sociala avgifter och moms enligt lag.
Punkt 12; Val av styrelseledamöter och styrelsens ordförande
Föreslås omval av Anna Söderblom, Peter Edwall, Crister Stjernfelt och Jon Risfelt. Föreslås att Crister Stjernfelt utses till styrelsens ordförande. Information om styrelsens ledamöter återfinns på bolagets hemsida (www.ortivus.com).
Punkt 13; Val av revisor/er
Föreslås val av revisionsbolaget KPMG AB i Stockholm med auktoriserade revisorn Åsa Virén Linder såsom huvudansvarig revisor för en mandatperiod som sträcker sig fram till t.o.m. årsstämman 2013 i enlighet med Aktiebolagslagens bestämmelser.
Punkt 14; Beslut om principer för utseende av valberedning inför nästa årsstämma
Valberedningen för Ortivus föreslår att årsstämman beslutar att valberedningen inför 2013 års årsstämma skall utses enligt följande.
Denna modell innebär att styrelsens ordförande ges i uppdrag att kontakta de per den 30 september 2012 tre största direktregistrerade aktieägarna i bolaget enligt Euroclear Swedens aktiebok per nämnda datum och tillfråga dessa aktieägare om de önskar utse en ledamot till valberedningen i bolaget inför årsstämman 2013. För det fall tillfrågad aktieägare inte utser någon ledamot tillfrågas den fjärde störste registrerade ägaren o.s.v. De sålunda utsedda ledamöterna skall, tillsammans med styrelsens ordförande som sammankallande, utgöra valberedningen. Valberedningen skall utse ordförande inom sig. Namnen på valberedningens ledamöter skall publiceras senast sex (6) månader före årsstämman som skall avhållas år 2013. Valberedningen skall följa och fullgöra de uppgifter som följer av koden för bolagsstyrning och skall lämna förslag till process för utseende av ny valberedning till kommande årsstämma.
Om någon av de aktieägare som utsett ledamot till valberedningen avyttrar en väsentlig del av sina aktier i bolaget innan valberedningens uppdrag slutförts, skall den ledamot som aktieägaren utsett, om valberedningen så beslutar, avgå och ersättas av ny ledamot som utses av den aktieägare som vid tidpunkten är den störste registrerade aktieägaren som ej redan är representerad i valberedningen. Skulle någon av ledamöterna i valberedningen upphöra att representera den aktieägare som utsett ledamoten eller att en ledamot avgår ur valberedningen innan valberedningens uppdrag slutförts, skall sådan ledamot, om valberedningen så beslutar, ersättas av ny ledamot utsedd av aktieägaren. Om de registrerade ägarförhållandena eljest väsentligen ändras innan valberedningens uppdrag slutförts skall, om valberedningen så beslutar, ändring ske i sammansättningen av valberedningen enligt ovan angivna principer.
Mandatperioden för den sålunda utsedda valberedningen skall löpa intill dess att ny valberedning har tillträtt.
Det skall inte utgå någon ersättning för ledamöternas arbete i valberedningen förutom direkta utlägg som valberedningens ledamöter har i samband med utövande av sitt uppdrag. Vid behov skall dock bolaget svara för skäliga externa kostnader som av valberedningen bedöms nödvändiga för att valberedningen ska kunna fullgöra sitt uppdrag.
Handlingar m.m.
Årsredovisningen och revisionsberättelsen kommer att finnas tillgängliga på bolagets kontor (se adress ovan) och på bolagets hemsida www.ortivus.comsenast 3 veckor före stämman. Kopia av nämnda handlingar kommer att sändas till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress.
Det material som kallelsen hänvisar till finns endast på svenska, men den som önskar information på engelska kan vända sig direkt till bolagets CFO Leif Carlsson på telefon 08-446 45 00.
Enligt 7 kap. 32 § Aktiebolagslagen skall styrelsen och den verkställande direktören, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, vid bolagsstämman lämna upplysningar om dels förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, dels förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterbolags ekonomiska situation, dels bolagets förhållande till annat koncernföretag. Den som vill skicka in frågor i förväg kan göra det på samma sätt som anmälan till bolagsstämman skall göras enligt ovan.
Antalet utestående aktier i bolaget uppgår vid tidpunkten för denna kallelse till 20.708.188 st, varav 1.108.455 A-aktier och 19.599.733 B-aktier, motsvarande totalt 30.684.283 röster.
Danderyd i april 2012
Ortivus AB (publ)
styrelsen